Cie Bestuurlijke Zaken

Voorstel

1. Met ingang van 1 januari 2021 “Met de Raad van Heiloo” als nieuw vergadermodel van de gemeenteraad van Heiloo te gaan hanteren, waarbij de vergaderdag voor alle raadsactiviteiten wordt geconcentreerd op de maandag en het vergaderritme van de raad van Heiloo wijzigt van maandelijks naar 2-wekelijks op de maandag. Inhoudend:
   -Week 1 Dialoogtafels, informatiemarkt, raadsinformatieronde en agendacommissie
   -Week 2 Commissies en raadsvergadering
   -Week 3 Reserve Dialoogtafels, informatiemarkt, raadsinformatieronde
   -Week 4 Commissies en raadsvergadering
2. De leidraad “Met de Raad van Heiloo” als basis voor de inrichting van het vergadermodel te gebruiken;
3. De griffie te verzoeken het huidige Reglement van Orde voor de Raad aan te passen en de verordening Raadscommissies gemeente Heiloo 2019 in te trekken op basis van het nieuwe vergadermodel en uiterlijk in december 2020 voor vaststelling voor te leggen aan de raad;
4. Het aantal te benoemen commissieleden te verhogen van 3 naar 5 per fractie, per commissielid maximaal 3 vergaderingen per maand te vergoeden en dit te verwerken in het nieuwe Reglement van Orde;
5. Het vergadermodel na 6 maanden (juli 2021) tussentijds te evalueren;
6. De eindevaluatie plaats te laten vinden in december 2021;
7. Vanaf oktober 2020 vier onderdelen, te weten agendacommissie, dialoogtafels, informatiemarkt en raadsinformatieronde, alvast als proef in te voeren en zo ervaringen op te doen en waar nodig zaken aan te passen voor de definitieve invoering;
8. De financiële consequenties als volgt te verwerken;
   Incidentele kosten
   a. €19.928,- voor de aanvulling van het huidige meubilair in de B&W zaal voor de parallelle vergaderfaciliteit, als incidentele kosten ten laste te brengen van het bestaande budget voor de inrichting van de raadzaal (7010024/432000);
   b. €1000,- voor een jaar huur van geluidsapparatuur voor de parallelle vergaderzaal als incidentele kosten ten laste te brengen van het bestaande budget voor de inrichting van de raadzaal (7010024/432000);
   c. € 3.000,- voor de inzet van communicatie-instrumenten ter introductie van het nieuwe vergadermodel als incidentele kosten ten laste van het budget van de Raad te brengen (6010000.40-438000) en dit in de begroting 2021 te verwerken;
   d. € 10.000,- voor debat- en voorzitterstraining en een training op het gebied van Deep Democracy als incidentele kosten ten laste van het budget van de Raad te brengen als opleidingskosten (60100000.40-438007) en dit in de begroting 2021 te verwerken

Structurele kosten
e. Voor de extra commissieleden € 27.000,- te reserveren voor de jaarlijkse presentievergoedingen, € 17.000 per periode voor apparatuur in bruikleen en € 6.000 per periode voor een bijdrage in opleidingskosten en dit in de begroting 2021 e.v. te verwerken in het budget van de raad (6010000 – posten - 438018/ 438000/ 438007);
f. € 4.800,- vrij te maken voor de extra bode inzet (20 extra avonden x 4 uur) structureel jaarlijks ten laste te brengen van het budget voor de ondersteuning van de raad van Heiloo (6010400) en dit in de begroting 2021 e.v. te verwerken
g. € 1.900,- te reserveren voor de verwerking van de geluidsopnames van de parallelle vergadersessies van commissies structureel ten laste te brengen van het budget van de raad (6010000-438012 ) en dit in de begroting 2021 e.v. te verwerken
9. De griffie te verzoeken om in samenwerking met het college van B&W c.q. de gemeentesecretaris de facilitaire zaken voor de uitvoering van het nieuwe vergadermodel nader uit te werken;
10. De voorbereidingsgroep vanuit de raad te verzoeken in stand te blijven als klankbord voor de uitvoering van de hierboven genoemde besluiten.