Auditcommissie

De commissie wordt gevraagd om onderling en met de genodigden van gedachten te wisselen naar aanleiding van de Managementletter en issuelijst van de intern auditor.
PH, accountant (F.Bosma), intern auditor en controller zijn uitgenodigd.
Bijgaand ontvangt u net als voorgaande jaren ter kennisgeving de managementletter. Conform de afspraak met de accountant ontvangt u deze nu in december en niet zoals eerder pas in februari. 

TOELICHTING
In de managementletter rapporteert de accountant over zijn bevindingen en gaat nader in op de stand van zaken ten aanzien van de interne beheersing. De accountant verstrekt per entiteit een managementletter, zowel voor alle gemeenten als voor de werkorganisatie BUCH. De managementletter van de werkorganisatie BUCH is uitgebreider, omdat de werkorganisatie eindverantwoordelijk is voor een aantal processen (zoals de salarisbetalingen en ICT).  Bijgevoegd is ook de rapportage / issuelijst van de intern auditor.

Op 19 november heeft de Financiële werkgroep BUCH vergaderd.
Aan de hand van het afsprakenlijstje van de bijeenkomst en de terugkoppeling van de aanwezige leden uit Heiloo wordt de auditcommissie gevraagd de onderwerpen onderling te bespreken en indien gewenst een advies te formuleren voor de raad van Heiloo.
Er is door de werkgroep o.a.  gesproken over de activiteiten van de Rekenkamer BUCH. ( zie bijlagen 2.1 tm 2.3 ) 
Ook is gesproken over de aanpassing van de begroting en publieksvriendelijkheid van de digitale toegang (bijlage 3)

Bijgevoegd zijn een brief van de Regietafel NHN en een vragenformulier met een consultatie over de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen (FUGR).
Bij deze brief horen nog twee bijlagen te weten een uitleg over de fugr en de  de vastgestelde fugr. 
De regietafel verwacht het ingevulde formulier van alle gemeenten in NHN  uiterlijk 15 januari 2026 retour .
Het presidium heeft nav de aankondiging ( brief juli 2025) op 1 september besloten dat de auditcommissie het aangewezen gremium is om de consultatie te behandelen en het formulier in te vullen.
Het college is ook gevraagd om de evaluatie in te vullen.
Er ligt nu voor de commissie en het college  ( 25 nov 2025) een ambtelijke voorzet.
Dit is een hulpmiddel bij het gesprek;  het formulier is daartoe vanuit de ambtelijke organisatie in concept ingevuld ( met toelichting) .
Als de auditcommissie en het college dezelfde lijn volgen, dan is de vraag vanuit de werkorganisatie of het misschien mogelijk is om één reactie vanuit Heiloo te versturen.  

De auditcommissie wordt gevraagd :
1. Input te geven voor het invullen van de regionale vragenlijst (bijlage 2 en 2.1 ) eventueel met behulp van het ambtelijk advies (het in concept ingevulde formulier)  ;
2. Te bepalen of  er 1 reactie namens Heiloo kan komen indien zowel college als auditcommissie het ambtelijk advies volgen;
2. Via de griffie/werkorganisatie het ingevulde formulier te retourneren aan de regiegroep en ter kennisname naar de raad te sturen.

In de werkgroep Financien BUCH van 19 november is bijgaande startnotitie besproken. Dit heeft geen aanpassingen opgeleverd.

De auditcommissie wordt gevraagd of er nog een zienswijze is vanuit Heiloo.
Men wil de zienswijze  graag uiterlijk 15 december ontvangen.

Voorstel aan auditcie 9 december 2025 : 
1. Toezegging 2025-40  als afgehandeld te beschouwen en af te voeren van de lijst
2. Te bepalen of de toezegging 2024-17 ook kan worden afgevoerd ( na de bespreking van de MT letter bij agenda punt 4)

- Eventueel te bespreken het verslag met gemaakt afspraken met de accountant over de volgende jaarcontrole ( bijlage 1)
- Vraag van Peter Croux : de BTW risico’s waarvoor de voorziening van 1 mln. is opgenomen ( zie vraag 1 van bijlage 2 )