Auditcommissie

Conform de verordening op de auditcommissie (art. 3) kiest de commissie zelf een voorzitter en een plv uit haar midden.

Bij de bespreking is de RKC BUCH uitgenodigd. Aanwezig is in ieder geval: de heer Frank vd Knaap en Wouter zorg

Toelichting: Elke gemeente is verplicht om een rekenkamerfunctie te hebben die onafhankelijk onderzoek doet naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. De BUCH-gemeenten hebben gekozen voor het instellen van een gezamenlijke rekenkamercommissie voor de vier gemeenten. De afspraken hierbij zijn vastgelegd in de verordening Rekenkamercommissie BUCH 2018 en de bijbehorende samenwerkingsovereenkomst. De rekenkamercommissie BUCH heeft een eigen website: https://www.rekenkamercommissiebuch.nl
Hierop staan alle onderzoeken die in het verleden zijn uitgevoerd en wordt beschreven wat de plannen zijn voor toekomstige onderzoeken. De BUCH raadswerkgroep Financiën fungeert officieel als klankbordgroep voor de rekenkamercommissie.
In die BUCH raadswerkgroep hebben zitting namens Heiloo : Edith de Jong en Evert van Nass (vaste leden) en Greet Burkels en Rene van Splunteren ( plaatsvervangers).

Hieronder ter kennisname de relevante verordeningen en afspraken over de RKC BUCH

De auditcommissie wordt - mede op verzoek van het presidium (18 mei) - gevraagd om in overleg te treden met de RKC  nav de briefwisseling.
De RKC is aanwezig.

Toelichting : Hierbij twee brieven over de werkzaamheden van de rekenkamercommissie BUCH.
1 brief van de RKC en 1 van het college Heiloo , met een bijbehorende mail. Zie hieronder.
De brieven zijn verstuurd aan de 4 gemeenteraden.

De brieven staan ook op de lijst ingekomen stukken.

Hieronder vindt u ook een reactie van het presidium van Bergen en de auditcie van Castricum op de briefwisseling. .

De auditcommissie wordt gevraagd om eventuele suggesties mbt het jaarverslag 2021 en jaarplan 2022.

Toelichting: De rekenkamercommissie BUCH heeft haar jaarverslag over 2021 en het jaarplan 2022 aan de raden gestuurd (22 februari 2022). Het jaarplan bevat een overzicht van de onderzoeken die de rekenkamercommissie op de planning heeft staan om uit te gaan voeren. In het jaarplan staat ook een groslijst met onderzoeken die de rekenkamercommissie overweegt in de toekomst op te pakken. De rekenkamercommissie is onafhankelijk en beslist zelf over welke onderzoeken zij uitvoeren.
De auditcommissie kan desgewenst wel suggesties meegeven aan de rekenkamercommissie t.b.v. onderzoeken.

De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren over de behandelwijze RKC rapporten ( zie raadsvoorstel)

Toelichting :
De huidige werkwijze is in Heiloo niet door de raad vastgelegd. Wel wordt een standaard werkwijze gehanteerd. Alle onderzoeken van de rekenkamercommissie worden geagendeerd voor behandeling in de auditcommissie. De rapporten worden in de auditcommissie besproken, soms met een toelichting van de rekenkamercommissie zelf, tenzij de RKC al in BUCH verband een presentatie heeft gegeven. De rapporten worden vervolgens ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd met de aanbevelingen van de auditcommissie. Als de auditcommissie aanbevelingen of vragen aan het college heeft, dan stuurt de griffie deze door naar het college.
In de praktijk is ook de opvolging van de aanbevelingen door college of raad niet verankerd in de werkwijze. Hierdoor heeft de raad weinig zicht en grip op de uitvoering van de gewenste aanbevelingen.
Het voorstel is dan ook de behandelwijze aan te passen en vast te leggen in aanvulling op de reeds bestaande afspraken.
Dit voorstel is door de 4 BUCH griffies in afstemming voorbereid. De RKC is hier ook over geïnformeerd en kan zich hier in vinden.

De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren over de behandelwijze RKC rapporten ( zie raadsvoorstel)

Op 15 maart jl. hebben de raden het rapport van de RKC ontvangen en op 1 juni heeft een presentatie plaatsgevonden aan de 4 BUCH raden.
De auditcommissie wordt gevraagd de raad te adviseren welke aanbevelingen worden overgenomen en welke niet. Zie raadsvoorstel.

De accountant, PH en de controller zijn uitgenodigd bij deze bespreking.
Voorgesteld besluit:
1. De toelichting afwijkingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid, die is opgenomen in de jaarrekening, vast te stellen;
2. De jaarstukken 2021 met een voordelig jaarrekeningresultaat van € 56.000 vast te stellen;
3. Ten laste van het jaarrekeningresultaat 2021 de volgende reserveringen te maken en deze restant budgetten over te hevelen naar 2022:
a. Opstellen kerkenvisie: € 8.000;
b. Marketing Natuurlijk Heiloo: € 21.000
c. Project Keurmerk veilig ondernemen: € 10.000;
d. Kindcentrum Zandzoom: € 11.000;
e. Omgevingsplan: € 31.000;
f. Subsidie energiebesparende maatregelen: € 65.000;
4. Het rekeningresultaat toe te voegen aan de algemene reserve en de voorgestelde reserveringen in mindering te brengen op de algemene reserve;
5. Bijgaande begrotingswijziging vast te stellen.